Gestionar los usuarios de la cuenta
Para todos los usuarios
Invite a las personas de su equipo, defina qué puede hacer cada una según su rol y retire su acceso cuando haga falta. La pantalla está en Usuarios, dentro de la sección Configuración del panel.
Los permisos se dividen en dos ejes independientes:
- Rol de organización (Propietario, Administrador, Miembro): quién puede administrar la cuenta (usuarios, facturación, configuración). No requiere acceso a ninguna app.
- Acceso a las apps: quién puede operar el producto en esta instancia, por ejemplo para enviar correos o gestionar remitentes y dominios, según su rol en cada app. Este es el que consume un lugar del cupo de usuarios de su plan.
Una persona puede estar en un eje y no en el otro: por ejemplo, un Administrador de la cuenta que no opera ninguna app, o alguien con acceso operativo pero rol Miembro.
Antes de empezar
- Cualquier persona con acceso a esta instancia puede ver la lista de usuarios. Solo un Propietario o Administrador puede crear, editar, vincular, desvincular, desactivar o reactivar cuentas, y restablecer contraseñas y segundo factor de otros usuarios. Si su rol es Miembro, esos botones no aparecen.
- Solo el Propietario puede asignar el rol Administrador a otra persona. Un Administrador puede crear y gestionar usuarios, pero solo con rol Miembro.
- Si su cuenta administra más de una instancia, la lista de usuarios puede mostrar personas que ya pertenecen a su organización pero que todavía no tienen acceso operativo a esta instancia en particular (columna Acceso a apps en "Sin acceso"). Puede otorgarles acceso aquí sin volver a crearlas (ver Vincular un usuario existente).
Roles de organización y acceso a las apps
| Rol de organización | Puede |
|---|---|
| Propietario | Administra la cuenta por completo: usuarios (incluido ascender a Administrador), facturación, configuración general. Es único por cuenta, y quién lo es lo define la ficha comercial, no esta pantalla (ver Cambiar el Propietario). |
| Administrador | Administra usuarios (con rol Miembro), configuración general. No puede ascender a nadie a Administrador ni actuar sobre el Propietario u otro Administrador. |
| Miembro | No administra la cuenta. Solo puede operar el producto si además tiene acceso a alguna app. |
El rol de organización, por sí solo, no permite usar el producto. La persona necesita además acceso a una app, que es como el panel llama a cada producto (por ejemplo, "Mail"), con uno de estos roles operativos:
| Rol operativo por app | Puede |
|---|---|
| Usuario | Enviar correos, ver reportes, y ver (sin modificar) dominios, credenciales API y credenciales SMTP. |
| Administrador | Todo lo anterior, y además gestionar remitentes, dominios, credenciales API y credenciales SMTP, ver el log de actividad, y consultar la Ficha de contacto y atender desde ella las solicitudes de un contacto sobre sus datos. |
El rol operativo se elige por cada app y de forma independiente del rol de organización: una misma persona puede ser Administrador de una app y Usuario de otra, sin importar su rol en la cuenta. Al crear o vincular a alguien, la pantalla sugiere un rol de partida según el rol de organización de la persona: Administrador de la app para un Propietario o un Administrador, y Usuario para un Miembro. Puede cambiarlo antes de confirmar.
En la columna Acceso a apps de la lista, cada persona muestra una de estas tres posibilidades:
| En la columna "Acceso a apps" | Significa |
|---|---|
Mail (Administrador), Mail (Usuario), etc. | Tiene un acceso operativo activo en esa app, con ese rol. Puede tener más de una app. |
| Sin acceso | Administra la cuenta por su rol de organización, pero no opera ninguna app en esta instancia. |
| Desvinculado | Tuvo acceso operativo y se le quitó (ver Desvincular). Puede volver a otorgárselo. |
En la columna Estado, cada usuario puede llevar la etiqueta Invitación pendiente mientras no acepte la invitación que recibe por correo. Esa etiqueta es independiente de si ya tiene o no acceso a una app.
Invitar (crear) un usuario nuevo
- En el panel, abra Configuración › Usuarios.
- Pulse Crear.
- Complete el formulario:
- Nombre y Apellido: se usan solo si la cuenta todavía no existe en Fidelizador. Si el correo ya pertenece a una cuenta existente, la persona queda agregada a su instancia conservando su perfil actual (el nombre que usted escriba no lo modifica).
- Email: se usa como identificador de inicio de sesión.
- Acceso por producto: el rol operativo de la persona en cada app de la instancia. Debe asignar al menos uno: el botón Crear queda deshabilitado mientras todas las apps estén en "Sin rol".
- Pulse Crear en el formulario.
El resultado depende de la situación del correo que ingrese:
- Si no tiene cuenta en Fidelizador, la persona recibe un correo para configurar su contraseña y aparece con la etiqueta Invitación pendiente. Su zona horaria se toma de la instancia y puede ajustarla después desde su perfil.
- Si ya tiene cuenta, recibe un aviso de que fue agregada a su instancia e ingresa con su contraseña de siempre. Si esa cuenta nunca definió su contraseña y este es su primer acceso a una app, recibe en cambio el correo para configurarla.
- Si ya es miembro de esta instancia, el formulario se lo indica.
Al agregar un usuario, esa persona obtiene acceso operativo de inmediato y ocupa un lugar del cupo de usuarios de su plan. El botón Crear queda deshabilitado si alcanzó ese límite o si su plan no incluye usuarios adicionales; en ambos casos el formulario explica el motivo. Puede ver su uso y su límite actual en Mi plan.
Vincular un usuario existente a esta instancia
Cuando alguien de su organización aparece en la lista con Sin acceso o Desvinculado, puede otorgarle (o devolverle) acceso operativo a esta instancia sin crear una cuenta nueva:
- En la fila de esa persona, pulse Vincular a la instancia.
- Confirme.
El comportamiento cambia según el estado previo:
- Si la persona nunca tuvo acceso a esta instancia (Sin acceso), se le otorga un rol operativo nuevo, sugerido a partir de su rol de organización actual y ajustable.
- Si la persona fue desvinculada antes, se le restauran exactamente los mismos roles de app que tenía antes de desvincularla. No se le asignan roles nuevos.
Vincular consume un lugar del cupo de usuarios de su plan; si no hay cupo disponible, la acción falla y el panel muestra el motivo.
Editar los datos o el rol de un usuario
- En la fila del usuario, pulse Editar.
- Cambie Nombre, Apellido y, si corresponde, el rol de organización.
- Confirme.
El email no se edita desde aquí. El campo de rol es editable solo si se cumplen estas tres condiciones:
- Su rol es Propietario.
- No está editando su propia fila.
- La persona no es el Propietario ni una cuenta de tipo Staff Fidelizador.
En cualquier otro caso, el rol se muestra de solo lectura. Las cuentas Staff Fidelizador son personal interno de soporte y se gestionan desde Acceso de soporte.
Cambiar el Propietario de la cuenta
El Propietario no se cambia desde esta pantalla, y por eso su fila no ofrece la acción de editar el rol. Quién es el Propietario lo define la ficha comercial de su cuenta, la misma donde están los datos de facturación.
Para cambiarlo, solicítelo a su contacto comercial en Fidelizador. Una vez hecho el cambio allí, se aplica de forma automática.
Qué ocurre cuando se aplica:
- Quien deja de ser Propietario pasa a Administrador de la cuenta. El cambio de Propietario no toca su acceso a las apps. Si además era el administrador de la instancia y la ficha indica a otra persona, pierde el acceso que le daba la ficha.
- Quien pasa a ser Propietario recibe ese rol, pero no acceso a las apps de la instancia, salvo que también sea el administrador de la instancia. Si necesita operar el producto, asígnele acceso a una app. Si nunca definió su contraseña y es su primer acceso a una app, recibe el correo para configurarla.
- El cambio afecta solo a esta cuenta. Si esa misma persona es Propietario de otra cuenta, sigue siéndolo ahí.
Si quien debería quedar como Propietario tiene su cuenta desactivada, el cambio queda pendiente: reactive la cuenta y el cambio se aplicará en la próxima actualización de la ficha comercial. Si la cuenta fue eliminada, no se puede recuperar: pida a su contacto comercial en Fidelizador que la ficha comercial indique a otra persona.
El administrador de la instancia
Además del Propietario, la ficha comercial indica quién administra cada instancia. Esa persona recibe el rol Administrador en la app de su plan. Si todavía no pertenecía a la cuenta, queda con el rol de organización Administrador. Si ya pertenecía, conserva su rol de organización. Si nunca definió su contraseña y es su primer acceso a una app, recibe el correo para configurarla. Puede ser la misma persona que el Propietario.
Quién es el administrador de la instancia lo define la ficha comercial. Si le quita el acceso a la app o le cambia el rol en ella desde esta pantalla, la próxima actualización de la ficha se lo devuelve como Administrador.
Si la ficha comercial pasa a indicar a otra persona, la anterior pierde el acceso que le daba la ficha, pero conserva el que usted le haya asignado desde esta pantalla.
La cuenta puede tener otros administradores, que se gestionan desde esta pantalla como cualquier otro usuario.
Cambiar o quitar el acceso a una app
El acceso a cada app se gestiona por separado: puede cambiar el rol de una persona en una app, o quitarle el acceso a esa app, sin afectar sus otras apps ni su membresía en la cuenta.
Desde la edición del usuario, en Acceso a apps:
- Cambiar el rol de una app (de Usuario a Administrador o viceversa): el cambio se guarda al confirmarlo. Cambiar un rol no consume un lugar adicional del cupo.
- Quitar el acceso a una app: le retira a la persona esa app en particular. Si era su única app, deja de operar el producto en esta instancia (queda como Sin acceso) y se libera un lugar del cupo, pero sigue perteneciendo a la cuenta.
Quitar el acceso a una app no se deshace de forma automática: si más adelante quiere devolvérselo, tendrá que asignarle un rol de nuevo. La excepción es el administrador de la instancia: la próxima actualización de la ficha comercial le devuelve el acceso.
Es distinto de Desvincular, que le quita a la persona todas las apps de esta instancia de una sola vez. Al volver a vincularla, recupera los mismos roles que tenía.
Restablecer contraseña o segundo factor (2FA)
Ambas acciones están disponibles en la fila del usuario, incluida la suya, mientras la cuenta esté activa:
- Restablecer contraseña: envía un correo al usuario con un enlace para configurar una contraseña nueva. La contraseña la define esa persona, no usted.
- Restablecer 2FA: solo aparece si el usuario tiene el segundo factor configurado con una app de autenticación. Elimina esa configuración; la próxima vez que inicie sesión deberá configurarla de nuevo.
Desvincular un usuario de la instancia
Desvincular le quita a la persona el acceso operativo a esta instancia únicamente. No borra su cuenta ni afecta su acceso a otras instancias de su organización.
- En la fila del usuario, pulse Desvincular de la instancia.
- Confirme.
Efectos:
- El usuario deja de poder operar el producto en esta instancia; en la columna Acceso a apps pasa a mostrar Desvinculado.
- Libera un lugar del cupo de usuarios de su plan.
- Es reversible en cualquier momento: use Vincular a la instancia para devolverle acceso, con los mismos roles de app que tenía (ver Vincular un usuario existente).
Desactivar o reactivar la cuenta de un usuario
Desactivar es distinto de desvincular: actúa sobre la cuenta global de la persona, no sobre una instancia en particular.
- En la fila del usuario activo, pulse Desactivar cuenta.
- Confirme.
Efectos:
- El usuario no puede iniciar sesión en ninguna instancia a la que esté vinculado, no solo esta.
- Es reversible: pulse Reactivar cuenta en cualquier momento. Al reactivarla, vuelve a ocupar un lugar del cupo de usuarios en cada instancia a la que esté vinculado. Si alguna no tiene cupo disponible, la reactivación puede fallar por esa instancia.
Use Desactivar para bloquear por completo a una persona, por ejemplo cuando deja la organización. Use Desvincular para quitarle el acceso solo a esta instancia y que siga operando las demás.
Quién puede actuar sobre quién
Para ver los botones de gestión hace falta el rol mínimo de Propietario o Administrador. Además, una regla define sobre quién se puede actuar: quien ejecuta la acción necesita un rol de organización superior al de la persona afectada. El orden, de mayor a menor, es Propietario, Administrador y Miembro. La regla alcanza a editar el acceso a las apps, desactivar, desvincular, restablecer contraseña y restablecer 2FA de otra persona:
- Un Administrador puede actuar sobre un Miembro, pero no sobre otro Administrador ni sobre el Propietario.
- El Propietario puede actuar sobre cualquiera.
- Restablecer su propia contraseña o su propio 2FA sí está permitido; desactivarse o desvincularse a sí mismo, no.
- Nadie puede cambiar su propio rol de app: al editar su propia fila solo puede corregir su nombre. Como tampoco hay un rol superior al Propietario, el acceso a las apps del Propietario lo ajusta el equipo de soporte de Fidelizador.
Si no ve un botón de acción en la fila de alguien, generalmente es por esta regla.
Dudas frecuentes
¿Cuántos usuarios puedo tener?
El límite depende de su plan y de los complementos contratados, y se mide por instancia. Cuenta solo a quienes tienen acceso operativo: los que en la columna Acceso a apps no figuran como Sin acceso ni Desvinculado. Puede ver su uso y su límite en Mi plan.
¿Un Propietario o Administrador sin acceso a ninguna app consume cupo?
No. El cupo se consume por acceso operativo, no por rol de organización.
¿Puedo tener más de un Propietario?
No, el Propietario es único por cuenta.
¿Cómo cambio el Propietario de la cuenta?
No se cambia desde esta pantalla: lo define la ficha comercial y se solicita a su contacto comercial. Ver Cambiar el Propietario de la cuenta.
¿Qué diferencia hay entre desvincular y desactivar?
Desvincular quita el acceso solo a esta instancia; desactivar bloquea el inicio de sesión en todas las instancias a las que el usuario está vinculado. Ambas son reversibles.
¿Invité a alguien y no ve la instancia al iniciar sesión?
Revise que haya aceptado la invitación (la etiqueta Invitación pendiente desaparece al hacerlo) y que tenga acceso operativo a esta instancia (columna Acceso a apps).
¿Puedo darle a alguien acceso de administrador solo por un tiempo?
Para un agente de soporte de Fidelizador, sí: use Acceso de soporte. El acceso vence solo, a más tardar en 7 días.
Más preguntas en Preguntas frecuentes.